01 / QUICK GUIDE
まず、30秒でつかむ
- 01
今回のテーマは、資料ごとの依頼と、どの資料にも共通する情報を分けること。AIに渡す説明を、毎回ゼロから書く必要を減らす仕組みです。
- 02
共通情報には会社の紹介や言葉の使い方があります。一方、相手の名前や提案する内容など、その都度変わる情報とは分けて扱います。
- 03
情報を保存できることと、情報がいつも正しいことは別です。誰が更新するかまで決めて初めて、共有する内容の管理になります。
02 / KEY WORDS
専門用語を、やさしく。
ここだけ押さえれば、残りの本文はスムーズに読めます。
- カスタム指示
- AIに繰り返し伝えたい前提や守ってほしいルールを保存し、必要なときに呼び出す設定です。完成済みの資料そのものを保存する機能とは異なります。
- ワークスペース
- 同じ組織のメンバーが資料や設定を利用するための共有領域です。参加している人と、設定を変更できる人は別に管理されることがあります。
- プロンプト
- AIに渡す依頼文や指示のことです。今回作る資料の目的と、常に守るルールを区別すると、入力内容の役割を整理できます。
03 / THE FACTS
何が起きたのか
イルシルは9月14日、スライド生成に使う『カスタム指示』をリリースしたと発表しました。個別の実装日は本文に示されていません。
会社の説明や表記ルールを保存し、ホーム画面で資料を生成するときに選ぶ方式です。同じ共有領域のメンバーが参照して利用できます。
登録できる文章は5万文字まで。文書形式のPDFや画像も添付でき、一つの指示に10件まで、各ファイルは15メガバイト以下という大きさの制限があります。
作成・変更・削除はオーナーまたは管理者に限定されます。一般メンバーが利用できることと、共有ルールを書き換えられることは分かれています。
パーソナルプラン以上が対象で、同プランの登録は1件まで。パーソナルプラスと法人プランには件数上限を設けないとしています。生成品質の実測結果は今回確認していません。
つまり、何が重要なのか
資料には、固定したい部分と変えるべき部分があります。会社名の表記は固定する一方、説明の順番や強調する内容は、読む相手や目的によって変わります。
この二つを一つの長い依頼文に混ぜると、何を直したときに結果が変わったのかを追いにくくなります。共通情報の管理は、入力作業と確認作業の両方に関係する話です。
また、指示は資料の事実を保証する証明書ではありません。出力された数値や固有名詞の確認は、保存した設定がある場合でも別に行う作業です。
04 / THE CONTEXT
なぜ、今これが重要なのか
文章を生成するAIには、仕事の背景が自動で伝わるわけではありません。社内では通じる略称や、相手との合意事項も、入力した情報に含まれなければ共有できません。
一方で、長い説明を毎回貼り付ける方法には、コピー元が古くなるという問題があります。複数の担当者が別々の説明文を持つと、どれが現行版なのかを確かめる作業が発生します。
資料の書式をそろえることと、内容の前提をそろえることも別です。同じ色やフォントでも、サービスの説明や対象顧客の定義が違えば、伝える意味は一致しません。
こうした違いを整理するには、見た目のひな型だけでは足りません。何を共通にし、どこを案件ごとに変えるのかという、情報の分類が必要になります。
05 / WHAT IT MEANS FOR YOU
私たちには、何が変わる？
身近な例は、新入社員が作る営業資料です。正式な商品名や基本説明は共有情報に当たり、訪問先の課題や今回の提案は個別情報に当たります。両者の更新頻度は同じではありません。
共通の設定には、変更した日と担当者を残す考え方があります。あとで古い説明が見つかったとき、どの設定を使って作った資料なのかを調べる手掛かりになります。
指示が多いときは、必須条件と希望を分けて記述できます。正式名称を使う条件と、親しみやすい文章にする希望では、確認の方法が異なるためです。
共有情報へ機密資料を入れる場合は、その共有範囲も確認項目です。登録できるファイル形式であることは、社内ルール上アップロードしてよいことを意味しません。
07 / NEXT ACTION
今日から、どう動くか
- 01
最近作った資料から繰り返し直した表現を三つ拾い、会社共通のルールなのか、案件固有の条件なのかを分ける。
- 02
共有する説明の更新担当と確認日を決め、入力してよい情報の範囲を社内ルールに照らして確かめる。
- 03
同じ依頼内容で保存した指示の有無を比べ、入力時間だけでなく、完成後に直した箇所も記録する。