01 / QUICK GUIDE
まず、30秒でつかむ
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OpenAIは9月10日、会社のデータを調べ、グラフや報告書にまとめる追加機能「Data」を紹介しました。
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会話で分析を進められますが、会社のデータへの接続と利用権限が必要です。入れるだけで全資料を読めるわけではありません。
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結果を見るときは数字の数え方を確認し、共有するときは資料に含まれる情報と見せる相手を確認します。
02 / KEY WORDS
専門用語を、やさしく。
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- プラグイン
- アプリに新しい仕事や接続先を追加する仕組みです。Dataは分析を助ける役目を持ち、実際の会社のデータを読むには、その保管先への接続も必要になります。
- 指標の定義
- 何を、どの条件で数えるかという決まりです。たとえば売上に返品分を含めるかで合計は変わります。会社のこうした決まりをまとめたものを、セマンティックレイヤーと呼ぶことがあります。
- ダッシュボード
- 売上の推移など、確認したい数字をグラフや表で一画面にまとめたものです。期間や部門を切り替えて見られるものもありますが、見た目だけでは計算の正しさは分かりません。
03 / THE FACTS
何が起きたのか
OpenAIは9月10日の更新情報でDataを紹介しました。接続した業務データを調べ、変化を分析し、グラフや報告書にまとめる機能です。追加の質問で分析を掘り下げる使い方も示しています。
利用するには、アカウントや会社の利用環境でDataが使えることに加え、必要なデータの保管先へ接続する設定が必要です。会社の管理者が利用できる人や接続先を制限する場合もあります。
データを調べる際は、接続したアカウントが元から持つ権限を使います。特定の表だけ、あるいは表の一部の行や項目だけを見られる制限も、該当する場合には適用されると説明しています。
一方、結果をSitesというウェブサイト作成・共有機能で公開すると、分析に使ったデータは公開先へコピーされます。元の保管先を読める人と、完成した報告を見る人は別に確認する必要があります。
つまり、何が重要なのか
今回の機能は、表を操作する手順の代わりに、仕事上の疑問から分析を始めるためのものです。ChatGPTの仕事用機能Workや、作業を進めるアプリCodexで利用する仕組みとして紹介されています。
ただし、問いを入力すれば理由が自動的に確定するわけではありません。どの資料を使い、何と比べたかをたどれることが、結果を判断材料にするための前提です。
04 / THE CONTEXT
なぜ、今これが重要なのか
会社の数字を調べる作業には、資料を探す、集計条件を決める、図にするという複数の段階があります。Dataが扱おうとしているのは、グラフ一枚の作成だけでなく、この前後を含めた調べものです。
そこで重要になるのが、会社ごとの数字の数え方です。同じ「今月の売上」でも、注文した日で集計するのか、商品を渡した日で集計するのかで結果が変わります。AIに任せても、この違いは消えません。
公式ガイドが、指標の定義や信頼できる既存資料を用意するよう勧めているのも、このためです。集計の操作を省けることと、集計の意味を決めなくてよくなることは同じではありません。
05 / WHAT IT MEANS FOR YOU
私たちには、何が変わる？
たとえば店舗の担当者が売上減少を調べるなら、全店合計だけでなく店舗別にも分けると、変化の場所を探せます。ただし、店舗の休業や集計期間の違いまで確認しないと、原因を取り違える可能性があります。
依頼には、使う資料、知りたい指標、対象期間、比較相手を添えると、確かめる対象が明確になります。既存の報告書と数字が違ったら、どちらが正しいか決める前に、この四つの条件を照合できます。
社内向けの報告を外部へ共有する場面では、顧客別の数字などが入っていないかも確認が必要です。元の資料にアクセス制限があるだけでは、そこから作った報告の共有範囲まで決まるわけではありません。
07 / NEXT ACTION
今日から、どう動くか
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調べたい疑問を一つ選び、出典、指標、期間、比較対象をメモしてください。数字の定義が分からなければ、普段の報告の担当者に確認します。
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試す場合は会社の利用ルールと接続権限を確認し、公開情報や許可された少量のデータで、既知の集計結果と照合してください。
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報告を共有する前に、個人情報や社外秘の数字がないか、閲覧者の設定が意図どおりかを確認してください。更新も自動と思い込まず、設定を確かめます。